Rechnungen schreiben als Freelancer in der Schweiz
So schreibst du in der Schweiz korrekte Rechnungen: Pflichtangaben, MWST, QR-Rechnung, Zahlungsfristen, Mahnungen und Beispiele.
Rechnungen schreiben in der Schweiz: Das Wichtigste in Kürze
Wenn du als Solo-Selbständige oder Freelancerin in der Schweiz Rechnungen schreibst, musst du nicht einfach "irgendein PDF" verschicken. Eine gute Rechnung ist gleichzeitig:
- Nachweis für deine Leistung
- Grundlage für deine Buchhaltung
- Basis für die Steuererklärung
- bei MWST-Pflicht Teil deiner MWST-Logik
Die zwei wichtigsten Regeln sind:
- Wenn du nicht MWST-pflichtig bist, darfst du keine MWST ausweisen.
- Wenn du MWST-pflichtig bist, müssen Steuersatz, MWST-Betrag und deine MWST-Nummer sauber auf die Rechnung.
Für viele Freelancer sind nicht die grossen Rechtsfragen das Problem, sondern die kleinen operativen Fehler: falsche Rechnungsnummern, unklare Leistungsbeschriebe, private Bankdaten ohne sauberen Prozess oder falsch ausgewiesene MWST.
Was eine korrekte Rechnung in der Schweiz leisten muss
Eine Rechnung sollte so aufgebaut sein, dass ein Kunde, ein Treuhänder und im Zweifel auch die Steuerbehörde sofort verstehen:
- wer die Rechnung stellt
- an wen sie geht
- welche Leistung erbracht wurde
- wann die Leistung erbracht wurde
- welcher Betrag geschuldet ist
- wie und bis wann bezahlt werden soll
Gerade für Freelancer ist dabei wichtig: Nicht die schönste Vorlage gewinnt, sondern die klarste und konsequenteste Struktur.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
In der Schweiz ergeben sich die Anforderungen aus MWST-Praxis, kaufmännischer Praxis und sauberer Dokumentation. Für Solo-Selbständige ist diese Checkliste die praxistauglichste Grundlage:
| Bereich | Was auf die Rechnung gehört | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Rechnungssteller | Name oder Firmenname, Adresse | Identifiziert dich eindeutig |
| Kunde | Name/Firma und Adresse | Ordnet die Forderung sauber zu |
| Rechnungsdatum | Ausstellungsdatum | Relevant für Fristen und Buchhaltung |
| Rechnungsnummer | fortlaufend und eindeutig | Wichtig für Nachvollziehbarkeit und Ablage |
| Leistungsbeschreibung | klare Bezeichnung der Leistung | Verhindert Rückfragen und Streit |
| Leistungszeitraum | Datum oder Zeitraum | Wichtig für Projekt- und MWST-Kontext |
| Betrag | Netto oder Gesamtbetrag | Zeigt, was genau geschuldet ist |
| Zahlungsbedingungen | Frist, Skonto, allfällige Vorauszahlung | Verhindert Missverständnisse |
| Bankverbindung | IBAN oder QR-Zahlteil | Ermöglicht die Zahlung |
| MWST-Angaben | nur bei MWST-Pflicht: MWST-Nummer, Satz, MWST-Betrag | Pflicht für korrekte MWST-Rechnung |
Was zusätzlich sehr sinnvoll ist
- Kontaktperson beim Kunden
- Projekt- oder Angebotsreferenz
- deine UID, falls vorhanden
- Hinweise zu Teilzahlung, Akonto oder Schlussrechnung
- Referenz oder QR-Zahlteil für einfachere Zahlung
Mit oder ohne MWST? Das ist die erste Weiche
Viele Fehler entstehen genau hier. Die Rechnung sieht vielleicht sauber aus, ist aber steuerlich falsch.
Wenn du nicht MWST-pflichtig bist
Dann gilt:
- du weist keine MWST aus
- du führst keinen MWST-Satz auf
- du stellst nur den geschuldeten Gesamtbetrag in Rechnung
Ein zusätzlicher Hinweis wie Nicht im MWST-Register eingetragen kann sinnvoll sein, ist aber kein Ersatz für die Grundregel: keine MWST ausweisen, wenn du nicht MWST-pflichtig bist.
Wenn du MWST-pflichtig bist
Dann muss die Rechnung sauber zwischen Netto, MWST und Total unterscheiden. Für die meisten Freelancer ist dabei der Normalsatz von 8.1 % relevant.
Zusätzlich gehören dann auf die Rechnung:
- deine MWST-Nummer
- der angewendete MWST-Satz
- der ausgewiesene MWST-Betrag
Mehr zur gesamten Logik findest du im Guide Mehrwertsteuer (MWST) für Selbständige.
Beispiel: Rechnung ohne MWST
So kann eine einfache Rechnung eines nicht MWST-pflichtigen Freelancers aussehen:
| Position | Betrag |
|---|---|
| UX-Workshop, 1 Tag | CHF 1'200.00 |
| Nachbereitung und Dokumentation | CHF 300.00 |
| Total | CHF 1'500.00 |
Zusätzlich auf der Rechnung:
- Rechnungsnummer:
2026-014 - Rechnungsdatum
- Leistungszeitraum
- Zahlungsfrist, zum Beispiel
zahlbar innert 30 Tagen - IBAN oder QR-Zahlteil
- optionaler Hinweis:
Nicht im MWST-Register eingetragen
Beispiel: Rechnung mit MWST
So sieht dieselbe Logik mit MWST aus:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Beratungsleistung netto | CHF 2'000.00 |
| MWST 8.1 % | CHF 162.00 |
| Total | CHF 2'162.00 |
Zusätzlich auf der Rechnung:
- MWST-Nummer, zum Beispiel
CHE-123.456.789 MWST - klarer Ausweis von Netto, MWST und Total
- eindeutige Leistungsbeschreibung
Rechnungsnummern: einfach, eindeutig, konsequent
Für Freelancer reicht ein schlichtes, sauberes System völlig aus.
| System | Beispiel | Für wen es gut passt |
|---|---|---|
| Fortlaufend | 001, 002, 003 | sehr kleine Setups |
| Jahresbasiert | 2026-001, 2026-002 | für die meisten Freelancer ideal |
| Projektbasiert | WEB-2026-004 | wenn du mehrere Projekte parallel sauber trennen willst |
Für die meisten Solo-Selbständigen ist ein jahrbasiertes System am sinnvollsten. Es bleibt übersichtlich, skaliert gut und macht deine Ablage einfacher.
QR-Rechnung: was heute Standard ist
Die QR-Rechnung ist in der Schweiz heute der Zahlungsstandard. Seit 22. November 2025 gelten gemäss SIX zusätzliche technische Anpassungen im QR-Standard. Für Freelancer heisst das praktisch:
- QR-Rechnungen sollten mit aktuellen Tools oder aktueller Buchhaltungssoftware erstellt werden
- für QR-Rechnungen sind CHF und EUR vorgesehen
- je nach Referenztyp brauchst du die passende IBAN oder QR-IBAN
Wenn du keine eigene QR-Rechnung erzeugst, ist das nicht automatisch ein Problem. Du kannst Rechnungen auch ohne QR-Zahlteil versenden, solange die Bankverbindung sauber angegeben ist. Operativ ist die QR-Rechnung aber fast immer die bessere Lösung.
Mehr zum Gesamtsetup findest du auch in:
- Geschäftskonto für Selbständige
- Buchhaltung für Selbständige
- Rechnungsprogramm für Schweizer Selbständige
Zahlungsfristen und Zahlungsbedingungen
In der Schweiz ist 30 Tage eine häufige Standardfrist, aber keine magische Pflicht für jede Rechnung. Wichtig ist vor allem, dass deine Bedingungen klar sind.
| Frist | Wann sie gut passt |
|---|---|
| 10 Tage | kleine Beträge, Stammkunden, schnelle Liquidität |
| 14 Tage | oft guter Mittelweg für Freelancer |
| 30 Tage | häufigster Standard bei Schweizer B2B-Rechnungen |
| Akonto / Teilzahlung | grössere Projekte, längere Umsetzungsdauer |
Was du klar regeln solltest
- Zahlungsfrist
- ob Skonto möglich ist
- ob es sich um Akonto, Teilrechnung oder Schlussrechnung handelt
- ab wann Verzug gilt
Mahnwesen: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?
Ein sauberes Mahnwesen ist Teil eines professionellen Rechnungsprozesses.
1. Freundliche Zahlungserinnerung
- kurz nach Fälligkeit
- sachlich und ohne Eskalation
- mit Rechnungsnummer, Betrag und neuem Datum
2. Erste Mahnung
- klarer Ton
- neue Zahlungsfrist
- Hinweis auf Verzug
3. Zweite Mahnung oder letzte Frist
- deutlich formuliert
- letzte Zahlungsfrist setzen
- rechtliche Schritte ankündigen, wenn nötig
4. Betreibung
Wenn ein Kunde weiterhin nicht zahlt, kannst du in der Schweiz ein Betreibungsbegehren einleiten. Dafür gibt es den offiziellen Online-Zugang über eSchKG.
Praxisregel: Viele Rechnungen scheitern nicht an der Leistung, sondern an schlechtem Nachfassen. Ein klarer Prozess spart dir mehr Geld als jede "perfekte" Vorlage.
Ausland und Fremdwährungen
Sobald du an ausländische Kunden fakturierst, wird die Lage schneller komplex. Wichtig ist:
- die Währung klar angeben
- bei MWST-Fragen nicht nach Gefühl arbeiten
- Reverse-Charge- oder Leistungsort-Fragen separat prüfen
Für einfache Rechnungen ins Ausland kannst du grundsätzlich in CHF, EUR oder einer anderen vereinbarten Währung fakturieren. Sobald du MWST-pflichtig bist, musst du aber sicherstellen, dass Rechnungslogik und MWST-Logik zusammenpassen.
Wenn Auslandskunden bei dir regelmässig vorkommen, lies zusätzlich:
Häufige Fehler
1. MWST ausweisen, obwohl du nicht MWST-pflichtig bist
Das ist einer der teuersten und unnötigsten Fehler.
2. Unklare Leistungsbeschreibungen
Beratung gemäss Absprache ist schwächer als eine klare Beschreibung mit Zeitraum oder Umfang.
3. Keine konsequente Rechnungsnummern-Logik
Lücken, doppelte Nummern oder spontane Systemwechsel machen Buchhaltung und Nachweise unnötig mühsam.
4. Private Bankdaten und Geschäftsprozess vermischen
Ohne sauberes Konto- und Ablage-Setup verlierst du schnell den Überblick.
5. QR-Rechnung oder Bankangaben nur halb sauber angeben
Wenn der Kunde zahlen will, muss der Prozess reibungslos sein.
6. Mahnungen zu spät oder gar nicht verschicken
Viele Freelancer warten zu lange und machen das Inkasso damit schwerer.
Checkliste: Rechnungen sauber aufsetzen
- Rechnungsnummern-System festgelegt
- Vorlage mit allen Pflichtangaben erstellt
- MWST-Status sauber geklärt
- Beispiel ohne MWST vorbereitet
- Beispiel mit MWST vorbereitet, falls relevant
- IBAN oder QR-Zahlteil eingerichtet
- Zahlungsfrist standardisiert
- Mahnprozess definiert
- Ablage in Buchhaltung oder Software geklärt
FAQ
Muss ich als Freelancer immer eine QR-Rechnung verwenden?
Nein. Du kannst auch eine normale Rechnung mit sauberer Bankverbindung versenden. Praktisch ist die QR-Rechnung in der Schweiz aber oft die beste Lösung.
Welche Zahlungsfrist ist in der Schweiz üblich?
Für viele B2B-Rechnungen sind 30 Tage üblich. Freelancer arbeiten je nach Projekt auch oft mit 14 Tagen oder mit Akonto-Rechnungen.
Darf ich MWST ausweisen, wenn ich noch nicht MWST-pflichtig bin?
Nein. Wenn du nicht MWST-pflichtig bist, darfst du nicht einfach MWST auf die Rechnung schreiben.
Reicht eine Rechnung per PDF per E-Mail?
Ja, grundsätzlich schon. Für Solo-Selbständige ist das der normale und praktikable Weg, solange Inhalt und Ablage sauber sind.
Was mache ich, wenn ein Kunde nicht zahlt?
Zuerst Zahlungserinnerung, dann Mahnung, dann wenn nötig Betreibung. Entscheidend ist, dass du Fristen und Kommunikation sauber dokumentierst.
Quellen
- ESTV - Mehrwertsteuer
- ESTV - Mehrwertsteuerpflicht für Selbstständige und Unselbständige
- ESTV - Aktuelle Schweizer Mehrwertsteuersätze
- SIX - FAQs zu Standards für den Zahlungsverkehr Schweiz
- SIX - QR-Rechnung
- eSchKG - Elektronisches Betreibungsbegehren
- KMU Portal des Bundes
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