Erste Mitarbeitende einstellen: Lohn, Sozialversicherungen und Alternativen

Wann sich der erste Angestellte für Selbständige lohnt: Anstellung vs. Freelancer-Delegation, Lohnabrechnung, AHV-Registrierung als Arbeitgeber und die Pflichten im Überblick.

Die erste Mitarbeitende: Das Wichtigste in Kürze

Irgendwann reicht der Tag nicht mehr: Der Auftrag kommt, aber die Kapazität nicht. Bevor du jemanden anstellst, lohnt sich eine ehrliche Rechnung – denn eine Anstellung bringt fixe Kosten und administrative Pflichten mit sich, die über den Lohn weit hinausgehen.

Die Kernpunkte:

Wahrer Stundenlohn: Lohn + ~15–20 % Arbeitgeberbeiträge + Infrastruktur + Administrationsaufwand.
Alternativen prüfen: Delegation an Freelancer oder Temporärarbeit binden weniger fixes Kapital.
Als Arbeitgeber:in wirst du abrechnungspflichtig: AHV/IV/EO, ALV, UVG, BVG, Quellensteuer je nach Situation.
Arbeitsvertrag und Lohnabrechnung sind Pflicht bzw. üblich – dafür gibt es Vorlagen und Software.

Anstellen oder delegieren? Die Entscheidungshilfe

Kriterium	Anstellung	Freelancer-Delegation
Auslastungsrisiko	Trägst du (Fixlohn)	Trägt der Freelancer
Kosten pro Stunde	Meist höher (Sozialversicherung)	Stundensatz, aber flexibel
Verfügbarkeit	Hoch, planbar	Nach Vereinbarung
Verwaltungsaufwand	Lohnabrechnung, Versicherungen	Rechnungsprüfung
Wissen im Team	Baut sich auf	Bleibt aussen
Skalierung	Langsam	Schnell

Viele Selbständige starten mit Hybridmodellen: ein Kernteam aus 1–2 Angestellten plus Freelancer-Pool für Spitzen. Wichtig bei der Delegation: Wer Aufträge weitergibt, bleibt verantwortlich für Qualität – und muss die Abgrenzung zur Scheinselbständigkeit beachten (siehe den Guide zur Scheinselbständigkeit).

Was eine Anstellung wirklich kostet

Rechenbeispiel für einen Monatslohn von CHF 5'000 (Vollzeit, 2026):

Position	Grössenordnung
Bruttolohn	CHF 5'000
AHV/IV/EO + ALV (Arbeitgeberanteil ~6.4 %)	ca. CHF 320
UVG (Unfall, Arbeitgeberanteil)	ca. CHF 30–60
BVG ab Obligatoriumsgrenze	ca. CHF 100–250
FK-Verwaltung/verb. Aufgaben (Buffet, SUVA-Faktor je nach Branche)	variabel
Total Arbeitgeberkosten	ca. CHF 5'500–5'700

Hinzu kommen: Arbeitsplatz und Equipment, Ferienanspruch (mindestens 4 Wochen, 5 für Jugendliche), Feiertage je nach Kanton, Lohnfortzahlung bei Krankheit (je nach Lösung über Taggeldversicherung, siehe Krankentaggeld für Selbständige für die Logik der Fortzahlung), Weiterbildung.

Formel für den Stundensatz: Arbeitgeberkosten ÷ produktive Stunden. Bei 5'500 Franken und rund 160 produktiven Stunden ergibt das einen internen Stundensatz von ~CHF 34 – dein kundenseitiger Stundensatz muss darüber liegen, sonst verlierst du bei jeder verkauften Angestelltenstunde Geld.

Deine Pflichten als Arbeitgeber:in

AHV-Registrierung: Bei der ersten Anstellung registrierst du dein Unternehmen als Arbeitgeber bei der Ausgleichskasse – die Lohnmeldung (für Selbständige bekannte Prozedur) erweitert sich um die Lohnabrechnung für Mitarbeitende.
UVG-Abschluss: Unfallversicherung ist bei Angestellten obligatorisch (Berufs- und Nichtberufsunfall).
BVG: Obligatorisch, sobald der Jahreslohn der CHF-Perimeter überschreitet (BVG-Eintrittsschwelle); darunter freiwillig.
Quellensteuer: Bei ausländischen Mitarbeitenden ohne C-Bewilligung ziehst du die Quellensteuer ab und führst sie ab.
Arbeitsvertrag schriftlich festhalten: Lohn, Pensum, Ferien, Kündigung, Geheimhaltung, Nebenbeschäftigung.
Lohnabrechnung: Monatlich mit Abzügen und Arbeitgeberbeiträgen – dafür gibt es günstige Lohnprogramme (die zweckmässig oft in Buchhaltungssoftware integriert sind).

Praktischer Ablauf der ersten Anstellung

Bedarf definieren: Welche Aufgaben, wie viele Stunden, ab wann?
Finanzen prüfen: Runway von 6–12 Monaten Lohnkosten ohne neue Aufträge?
Vertrag erstellen und Versicherungen (UVG, BVG, Taggeld) abschliessen.
AHV als Arbeitgeber registrieren, Lohnkonto eröffnen.
Onboarding: Equipment, Zugänge, Einarbeitung – die ersten 2 Wochen entscheiden über die Produktivität.
Führen: Wöchentlich kurze Abstimmung, klare Auftragsbeschreibungen, Feedback einholen.

Häufige Fragen

Ab wie vielen Stunden gilt jemand als Angestellte:r? Es gibt keine Mindestpensa-Grenze – auch 20 %-Pensen sind Anstellungen mit allen Pflichten. Für sehr kleine Pensentaugt die Delegation an Freelancer oft besser.

Darf ich in der Einzelfirma Mitarbeitende haben? Ja – die Einzelfirma kann Personal beschäftigen und wird dadurch zum Arbeitgeber mit allen Pflichten. Die Rechtsform spielt für das Arbeitsrecht keine Rolle; wer grössere Teams plant, prüft den Wechsel zur GmbH (Einzelfirma in GmbH umwandeln).

Was kostet eine Lohnabrechnung mit Software? Einfache Lohnprogramme starten bei rund CHF 10–25 pro Monat und Mitarbeitende:n – deutlich günstiger als der manuelle Aufwand.

Weitere Perspektiven fürs Wachstum liefert gründer-schweiz.ch mit Praxisguides zu Ausgaben und Banking, und die Rechner auf buchhaltung-für-selbständige.ch helfen bei der Vorbereitung der Sozialversicherungszahlen.